Hallo, ist da jemand? Onboarding in Zeiten des Lockdowns. Ein persönlicher Erfahrungsbericht.

Voller Vorfreude, motiviert und auch ein wenig aufgeregt stehe ich im Speicher X und warte darauf, dass mich meine Führungskraft vom Eingang abholt. Sie begrüßt mich und zeigt mir mein Büro im ersten Stock. Der Empfang ist sehr herzlich, mein Schreibtisch reichlich geschmückt und die IT-Ausstattung liegt einsatzbereit auf meinem Platz. Es kann also losgehen. Doch irgendwas ist anders. Meine Führungskraft führt mich durch die Flure, um mich den Kolleg*innen vorzustellen, doch es ist kaum jemand da. Wenn wir doch jemanden antreffen, dann findet die kurze und nette Vorstellung stets mit Maske statt. Das sonst so vertraute Wirrwarr an Hintergrundgeräuschen von telefonierenden Kollegen*innen aus den Nachbarbüros, klappernden Kaffeetassen aus der Küche oder das Piepen des Druckers – nichts von alldem ist zu hören. Eines wird mir klar: das ist der neue Büroalltag. Nach dem Rundgang nehme ich an der unternehmensweiten, derzeit digital abgehaltenen Onboarding-Veranstaltung mit zehn weiteren neuen Mitarbeiter*innen aus den unterschiedlichsten Sparten teil. Neben vielen interessanten Informationen zur HPA, zum Einstieg und zu den Systemen, habe ich die Möglichkeit, Fragen zu stellen und meine Kolleg*innen kennenzulernen. Ein gelungener Einstieg.

 

Virtuelle Kaffeepausen liegen im Trend

Ich bin nun seit acht Wochen bei der HPA und arbeite ausschließlich von zu Hause aus. Ich stelle fest, dass die Einarbeitung in neue Themen, das Kennenlernen von Prozessen oder von wichtigen Ansprechpartner*innen auf digitalem Wege langwieriger sind und mehr Abstimmung bedürfen. Der Kollegin oder dem Kollegen über den Schreibtisch hinweg eine Frage stellen? Das geht leider nicht. Meine Kolleg*innen teilen ihren Bildschirm mit mir, um mir Prozesse zu erläutern und die Besprechungen werden als Video-Konferenzen abgehalten. Durch die Video-Telefonie wird die räumliche Distanz wett gemacht und der Austausch etwas persönlicher. In unserem Team haben wir eine virtuelle Kaffeepause und ein virtuelles Mittagessen eingeführt. Einmal pro Woche sitzen wir zusammen, tauschen uns zu privaten Themen aus – so als würde man sich morgens in der Kaffeeküche treffen oder gemeinsam zum Mittag in die Kantine gehen. Auch abteilungsübergreifend kommen wir für einen virtuellen Klönschnack zusammen.

Neue HPA-Mitarbeiter*innen berichten mir von ähnlichen Ideen in ihren Teams und dass der persönliche Austausch mit Kolleg*innen wichtiger ist denn je. Einige Teams binden Teambuilding-Maßnahmen in ihre Regel-Meetings mit ein. Andere führen „Walk and Talk Meetings“ ein und wollen bei einem Spaziergang mit jeweils einer anderen Person ihre Themen besprechen (sofern es die aktuell gültigen Corona-Regelungen zulassen).

 

Austausch mit den Kolleg*innen in der virtuellen Kaffeepause im Home Office

Ein herzliches Willkommen durch die Geschäftsführung per Video-Konferenz

Bestandteil des Onboardings jede*r neue*n Mitarbeiter*in ist die Teilnahme an der dreitägigen „Startklar“ Veranstaltung, in der sich die Geschäftsführung und die einzelnen Sparten vorstellen und die neue*n Kolleg*innen herzlich willkommen heißen. Statt der sonst üblichen Präsenzveranstaltung, findet auch dieses Format auf digitalem Wege statt. Ein großer Schwerpunkt ist der Austausch und das Netzwerken der neuen Kolleg*innen untereinander, das mittels mehrerer Gruppenübungen gefördert wird.

Die HPA hat schnell auf die neuen Gegebenheiten reagiert und ihren Onboarding-Prozess auf eine digitale Version umgestellt. Alle Prozessbeteiligten arbeiten weiter daran, das Onboarding noch informativer und wirkungsvoller zu gestalten. Zurzeit werden beispielsweise virtuelle 360°-Standortrundgänge für die Karriereseite entwickelt, um Bewerber*innen, aber auch neuen Kolleg*innen einen Eindruck über ihre neue Arbeitsumgebung zu vermitteln.

 

Hallo, ist da jemand? Ja, da ist jemand.

Die Frage „Hallo, ist da jemand?“ kann ich mit „Ja, da ist jemand“ beantworten. Da sind die vielen aufgeschlossenen und hilfsbereiten Kolleg*innen, die mir beim Ankommen helfen und meine Fragen beantworten. Da sind die engagierten Kolleg*innen, die an den Onboarding-Veranstaltungen mitwirken und über ihre Aufgaben bei der HPA berichten. Da sind diejenigen IT-Kolleg*innen, die schnellstmöglich den Arbeitsplatz und die IT-Ausstattung Home-Office-fähig machen. Ich weiß es zu schätzen, mit welcher Selbstverständlichkeit und Offenheit Videotelefonie und andere Formate bei der HPA genutzt werden und im Alltag akzeptiert sind. Ich fühle mich im Onboarding nicht allein und stets durch den Prozess begleitet. Ich freue mich auf die kommenden Wochen und Monate, in denen ich weiter in die HPA eintauche, das Unternehmen und die Mitarbeiter*innen, die Prozesse und die Kultur kennenlerne – höchstwahrscheinlich weiterhin auf virtuellem Wege.

Titelbild von pexels.com / mabelamber.wordpress.com

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